De car policy of het wagenreglement is het interne document waarin je werkgever alles vastlegt rond …
- wie recht heeft op een bedrijfswagen
- wat er betaald wordt — brandstof, elektriciteit, tol, wasbeurten, …
- welke regels voor privégebruik gelden
- wat je moet doen bij schade, ongeval of diefstal
- wanneer en hoe je de wagen moet inleveren
Wil je met je bedrijfswagen op vakantie naar het buitenland, dan is de car policy dus het eerste document dat je erbij neemt.
Deze vermeldt duidelijk …
- of je naar het buitenland mag rijden
- met welke landen je wél of niet mag rijden
- onder welke voorwaarden — kilometerbeperking, maximale duur, …
Bestaat er geen formele car policy? Dan vraag je het beter expliciet na bij de personeelsverantwoordelijke of je fleetverantwoordelijke, en dat liefst per mail. Want een mondelinge ’zal wel oké zijn’ is waardeloos zodra er een probleem opduikt.
Lees verder onder de afbeelding …
Mag je met de bedrijfswagen naar het buitenland?
Niet elke werkgever staat dat automatisch toe. Dit zijn de mogelijke situaties.
- Volledig toegelaten — je mag vrij naar buurlanden en klassieke vakantiebestemmingen rijden, zolang de wagen verzekerd is voor die landen.
- Beperkt toegestaan — bijvoorbeeld wel naar EU-landen, maar niet naar Balkan-landen, het Verenigd Koninkrijk, Marokko, Turkije, …
- Enkel professioneel — de wagen mag wel de grens over voor dienstreizen, maar niet voor privévakanties.
Ga in de car policy dus op zoek naar een lijst met toegelaten landen, een eventuele verwijzing naar de groene kaart van de verzekering (welke landen zijn gedekt?) en eventuele beperkingen in afstand of duur — soms zijn langeafstandsvakanties van bijvoorbeeld 4.000 kilometer expliciet uitgesloten.
Twijfel je? Leg je reisplan vooraf voor aan je werkgever of fleetbeheerder en vraag bevestiging.
Wie mag er met de wagen rijden op vakantie?
Veel car policies zijn heel concreet over wie achter het stuur mag kruipen.
- Soms alleen jij als werknemer.
- Soms ook partner en inwonende kinderen vanaf een bepaalde leeftijd en op voorwaarde dat ze een geldig rijbewijs hebben.
- Soms mogen derden — vrienden, schoonfamilie, … — absoluut niet rijden.
Laat dus nooit iemand rijden die volgens de car policy geen toegelaten bestuurder is. Bij een ongeval kan je in de problemen komen met werkgever én verzekeraar. Laat iedereen die wel mag rijden vooraf weten wat de spelregels zijn.
Brandstof, laadkosten, tol en parkings … Wat is ten laste van het bedrijf?
Met je bedrijfswagen op reis, maar wie betaalt wat? In de car policy kan je soms volgende bepalingen terugvinden.
- Brandstofkaart in het buitenland — mag je tanken buiten België? En in alle landen of slechts enkele?
- Laadkaart of laadpolicy — welke laadpassen mag je gebruiken in het buitenland? Wordt thuisladen op het vakantieadres terugbetaald?
- Tol en vignetten — zijn péages, tolbadges, wegenvignetten en milieuzones ten laste van jou of het bedrijf?
- Parkeer- en stallingskosten — soms expliciet privé, soms deels ten laste van het bedrijf.
Controleer vóór je vertrek waar je met de tank- of laadkaart terecht kan en of je tolbadges via je werkgever mag gebruiken of zelf moet regelen. Hou bonnetjes bij als je met eigen middelen betaalt en volgens policy recht hebt op terugbetaling.
Schade, ongeval of diefstal op vakantie … Wie betaalt de rekening?
Wat als je in het buitenland een ongeval hebt of de wagen wordt gestolen?
In de car policy zie je vaak …
- of je altijd de franchise — het eigen risico — moet betalen bij schade in het buitenland
- of er onderscheid wordt gemaakt tussen schade met eigen fout en schade zonder fout
- of er een regeling is voor herhaaldelijke schade
- welke stappen je moet volgen bij een ongeval en diefstal
In sommige policies staat dat schade in het buitenland altijd door de werknemer gedragen wordt. Bij zwaar foutief gedrag — dronken rijden, snelheidsexces, roekeloos rijgedrag, … — kan de werkgever verhaal op jou uitoefenen voor bepaalde kosten.
Lees verder onder de afbeelding …
EV of plug-inhybride — specifieke afspraken rond laden
Rij je met een elektrische of plug-in bedrijfswagen, dan staat er vaak een aparte laadkaartpolicy of EV-bijlage in de car policy. Let onder meer op volgende elementen.
- Mag je snelladen in het buitenland met de bedrijfslaadpas?
- Wordt thuisladen op een vakantieadres vergoed of eerder afgeraden?
- Zijn er beperkingen in laadkosten?
Een buitenlandse roadtrip met een EV vraagt sowieso meer planning — laadpunten, tijd, roamingkosten, … Ga na of je werkgever hier richtlijnen of beperkingen voor oplegt.
Misbruik of inbreuk op de car policy?
Niet onbelangrijk — gebruik je de bedrijfswagen op een manier die strijdig is met de car policy, dan kunnen er arbeidsrechtelijke gevolgen zijn.
Mogelijke sancties zijn afhankelijk van de inhoud van het arbeidsreglement.
- Een berisping of schriftelijke waarschuwing
- Het (tijdelijke) verlies van het privégebruik van de bedrijfswagen
- Het verplicht vergoeden van schade of boetes
- In extreme gevallen en bij zware fout — zelfs ontslag om dringende reden
Het komt erop neer dat de car policy gezien wordt als een contractueel kader. Wie bewust en herhaaldelijk tegen de afspraken in gaat, riskeert meer dan alleen een boze mail van de personeelsdienst.
Checklist vóór je vertrek
Neem deze checklist even door voor je vertrekt.
- Neem de car policy door. Mag je naar het buitenland en naar welke landen precies? Zijn er beperkingen in afstand of duur?
- Wie mag rijden? Zijn partner en kinderen toegelaten bestuurders? Laat geen derden rijden als dat niet expliciet is toegestaan.
- Documenten en verzekering op zak? Denk aan de groene kaart, het hulpnummer voor pechverhelping of de bijstandsverzekering en het Europees aanrijdingsformulier.
- Kosten in kaart? Waar en hoe mag je tanken of laden? Welke tol, wegenvignetten en milieuzones kom je tijdens de reis tegen? En wie trekt hiervoor de portefeuille?
- Schade en diefstal, wat nu? Wie betaalt welke schade en wat is het franchisebedrag? Welke stappen moet je volgen bij ongeval of diefstal?
- EV-pedaal onder de rechtervoet? Wat zijn de toegelaten laadnetwerken en -kosten? Zijn er afspraken rond snelladen en roaming?
Car policy eerst, vakantie erna
Met je bedrijfswagen op reis gaan kan perfect, zolang je vooraf weet wat mag (en wat niet), de kostenverdeling duidelijk is en je je strikt aan de afspraken houdt.
De car policy is daarbij je leidraad. Zie je iets onduidelijk, dubbelzinnig of ontbreekt er informatie? Stel je vragen vóór je vertrekt. Dat gesprek duurt hooguit een kwartier, en bespaart je potentieel een pak gedoe, kosten en discussies achteraf.